E‑Rechnung: Die Rechnung liegt im Postfach, die Zahlung im Kontoauszug

Im März hast du eine Rechnung bezahlt. Im August fragt dein Steuerberater danach. Dass die Zahlung im Kontoauszug steht, weißt du, da ist am 14. eine Zeile mit 476,00 € Abgang. Aber welche Rechnung war das? Die Mail liegt irgendwo in einem Ordner, der Anhang heißt RE-2026-0417.xml, und wenn du ihn im Browser öffnest, bekommst du 300 Zeilen spitze Klammern. Die Bankzeile und das Dokument gehören zusammen, liegen aber nie am selben Ort.

Zwei Arten von E‑Rechnung, je eine Zeile

XRechnung ist eine Rechnung als reine Daten: eine XML‑Datei, überhaupt kein Bild einer Rechnung. Behörden in Deutschland verlangen sie.

ZUGFeRD (auch Factur‑X genannt) ist ein PDF, das du ganz normal lesen kannst, mit denselben Daten still eingebettet. Das schicken die meisten Geschäftspartner.

Beide transportieren dasselbe: Verkäufer, Rechnungsnummer, Daten und die Umsatzsteuer‑Aufschlüsselung als Zahlen, die eine Maschine lesen kann. USt ist die Umsatzsteuer auf der Rechnung, die du unter Umständen als Vorsteuer zurückholen kannst.

Seit Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen solche Rechnungen empfangen können. Eine empfangen zu können und sie im August wiederzufinden sind, wie sich zeigt, zwei verschiedene Probleme.

Was Pinke damit macht

Belege ist die Seite für Rechnungen, die du bekommen hast. Datei reinziehen, auf Hochladen klicken, und Pinke liest sie.

Drei Dateiformen werden akzeptiert: eine .xml‑Datei, ein ZUGFeRD‑.pdf oder ein .zip mit einem von beiden drin. Erkannt wird am Inhalt statt am Dateinamen; ein PDF, das jemand als .xml gespeichert hat, funktioniert trotzdem.

Ein einfach eingescanntes PDF wird abgelehnt, mit Erklärung. Das ist keine Sturheit: Ein Scan enthält keine strukturierten Daten, es gäbe also nichts zu lesen. Du bekommst eine Meldung, dass das PDF keine eingebettete E‑Rechnungs‑XML enthält und vermutlich eine einfache PDF‑Rechnung statt einer ZUGFeRD‑Rechnung ist, statt einer still leeren Zeile.

Pinke liest nur den Kopf und die Umsatzsteuer‑Summen: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Verkäufer sowie Netto / USt / Brutto. Die Positionen werden bewusst übersprungen. Um ein Dokument einer Zahlung zuzuordnen und es für die Steuer abzulegen, zählen die Summen, und jede Zeile jedes Rechnungsformats jedes Lieferanten zu parsen, ist viel Arbeit für Informationen, die du dir nie ansehen würdest.

Die hochgeladene Datei bleibt so, wie sie angekommen ist: die Originalbytes, später herunterladbar. Ein Beleg ist ein Nachweis, also bleibt genau das Dokument liegen, das tatsächlich reingekommen ist. Lädst du dieselbe Rechnung zweimal hoch (passiert, weil dasselbe PDF oft doppelt ankommt), sagt Pinke dir, dass sie schon da ist, statt ein Duplikat anzulegen.

Einmal komplett durchgespielt

Sagen wir, dein Hosting‑Anbieter, die Nordlicht Hosting GmbH, schickt die März‑Rechnung als ZUGFeRD‑PDF. Rechnungsnummer RE-2026-0417, vom 12. März 2026, 400,00 € netto, 76,00 € USt, 476,00 € brutto.

1. Geh auf /belege und lade das PDF hoch.
2. Eine Zeile erscheint: Datum 12.03.2026, Verkäufer Nordlicht Hosting GmbH, Rechnungsnr. RE-2026-0417 und die drei Beträge. Unter dem Namen siehst du außerdem die USt‑IdNr., falls die Rechnung eine mitgebracht hat.
3. In der Spalte Zahlung steht ein Button Zahlung suchen. Klick drauf.
4. Pinke listet Vorgeschlagene Zahlungen (Banktransaktionen, die es sein könnten). Jede mit einem Prozent‑Badge:

96% 14.03.2026 NORDLICHT HOSTING -476,00 € [Bestätigen] 72% 05.04.2026 NL HOST GMBH SEPA -476,00 € [Bestätigen]

1. Klick bei der richtigen auf Bestätigen, und die Zeile zeigt einen grünen Haken mit Zahlungsdatum und Händler.

Drei Signale erzeugen diese Rangfolge. Der Bruttobetrag ist der Anker: Er muss auf zwei Cent genau passen, sonst wird die Transaktion gar nicht erst angeboten. Das Datum wiegt als Nächstes. Pinke schaut von 5 Tagen vor bis 90 Tage nach dem Rechnungsdatum, weil eine Zahlung auf eine Rechnung folgt und ihr selten vorausgeht. Der Verkäufername zählt am wenigsten, weil Kontoauszüge Händlernamen bis zur Unkenntlichkeit verstümmeln. Ein Namenstreffer erhöht die Sicherheit; ein Nichttreffer schließt einen Kandidaten nie aus.

Deshalb steht die zweite Zeile oben überhaupt noch auf der Liste: gleicher Betrag im Zeitfenster, aber der falsche Monat, also angeboten und weiter unten einsortiert.

Pinke verknüpft nie etwas von allein. Eine falsche Verknüpfung verfälscht still deine Steuerunterlagen, also klickst du immer selbst auf Bestätigen. Passt nichts, hält Keine davon ein bewusstes „passt nicht“ fest, und der Beleg verschwindet aus der Warteschlange, statt dich ewig zu nerven. Anders entschieden? Der Reset‑Button in der Zeile löst die Verknüpfung wieder.

Wo sich das auszahlt

Öffne die Steuerübersicht. Jede Transaktion, die du als steuerrelevant markiert hast, steht dort, einsortiert in ihre Steuerkategorie. Zeilen mit verknüpftem Beleg tragen jetzt eine Büroklammer, über die du die Originalrechnung herunterlädst (genau die, die dein Berater will), direkt aus der Tabelle.

Die Zusammenfassung oben hat eine Zahl Mit Beleg dazubekommen. Lies sie gegen die Gesamtzahl der markierten Zeilen: Die Lücke ist exakt das, wofür dir vor der Abgabe noch der Nachweis fehlt. Eine Zahl statt eines vagen Gefühls, dass „wahrscheinlich ein paar Belege fehlen“.

Der CSV‑Export bringt zwei zusätzliche Spalten mit, Beleg no. und Beleg VAT. Wer die Erklärung vorbereitet, sieht damit auf einen Blick, hinter welchen Abzügen ein Dokument steht und welche noch nur eine Zeile im Kontoauszug sind.

Was das nicht kann

Die aktuellen Grenzen:

• Es liest nur strukturierte E‑Rechnungen. Dein Papierbon aus dem Baumarkt ist keine, und Pinke tut auch nicht so.
• Positionen werden nicht ausgelesen, du kannst eine Rechnung also nicht vom Beleg aus auf zwei Kategorien aufteilen.
• Das Matching schlägt nur vor; jede Verknüpfung bestätigst du selbst. Einen Sammel‑Button „alles verknüpfen“ gibt es nicht.
• Belege haben eine eigene Seite und stehen noch nicht in der Hauptnavigation. Du erreichst sie direkt über /belege oder über den Link Belege verwalten in der Steuerübersicht.

Das Ergebnis

Im März lädst du die Rechnung hoch und bestätigst die Zahlung. Das dauert ungefähr fünfzehn Sekunden. Im August suchst du gar nichts, weil die Büroklammer schon neben der Bankzeile sitzt und die Zahl oben in der Steuerübersicht dir sagt, wie viele noch fehlen.

Importiere deine Auszüge auf /ingest (den ersten Import erklärt der Willkommensbeitrag), leg deine empfangenen E‑Rechnungen auf /belege ab, und verknüpf jede Rechnung mit ihrer Zahlung, solange sie frisch ist.

Pinke gibt keine Steuerberatung. Es zählt, was dein Finanzamt oder dein Steuerberater sagt.